E-administration : de quoi parle-t-on ?

L’administration électronique, ou « e-administration », désigne l’utilisation des techniques d’information et de communication (TIC) par les administrations publiques pour rendre les services publics plus accessibles aux usagers et améliorer leurs fonctionnements internes.

Pour les usagers, un service d’information et de démarches en ligne ouvert 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, offre un réel avantage, que l’usager soit urbain (ne peut se rendre à un guichet sur son temps de travail) ou vivant dans le monde rural (à plusieurs kilomètres d’un guichet ouvert une demi-journée par semaine).

Pour les collectivités, le développement de la relation numérique est un levier essentiel de leur modernisation et in fine de la qualité du service rendu.

Le cycle de vie du document numérisé

La performance d’une e-administration dépend principalement de sa capacité à traiter une démarche dématérialisée de bout en bout  :

Illustration e-administration AquitaineCréation
- identité : qui on est ?
- référencement : où on est ?
- authentification : prouver qui on est.

Gestion
- Sécurité
- Droits d’accès
- Administration
- Evolutions

Transmission
- Modes d’accès
- Diffusion
- Valorisation

Archivage
- Intermédiaire par les collectivités
- Définitif par les archives départementales

Eléments de contexte et enjeux

Au niveau national, le rapport "Amélioration de la relation numérique à l’usager" indique que "la France est passée de la 6ème à la 11ème place dans le classement 2009 réalisé par l’Union européenne sur l’e-administration, avec des progrès à faire sur la dématérialisation de bout en bout des procédures et sur l’intégration d’une approche proactive de l’administration vers ses usagers." Voir le rapport dans la Documentation française

En Aquitaine, en 2008, un groupe de travail du PASI (Pôle Aquitain pour la Société de l’Information, Pôle de compétences régional sur les TIC ayant pour objectif la cohérence et la lisibilité des actions de l’Aquitaine numérique), a posé les constats suivants :

- Les projets d’administration électronique mettent en œuvre une diversité de techniques, d’outils et d’acteurs.

- Des obligations légales contraignent à dématérialiser la quasi totalité de la chaîne de production des collectivités. Ex. Dématérialisation des marchés publics, Hélios, comptabilité publique, contrôle de légalité, …

- En Aquitaine, le niveau de dématérialisation des services publics offerts par les collectivités territoriales est très hétérogène. Elles peuvent mener leurs projets chacune dans leur coin ou se regrouper pour partager les charges.

Exemples de projets d’e-administration en région qui ont été conduits ou sont en cours de réalisation :
- plateforme d’archivage dans les Landes,
- gestion électronique des documents par le Centre De Gestion du Lot-et-Garonne,
- plateforme régionale de dématérialisation des marchés publics portée par la Région et la CUB ;
- valorisation des données publiques via le projet régional PIGMA (Plateforme pour l’Information Géographique Mutualisée en Aquitaine)

Les problématiques et contraintes légales de certification (identité électronique), de GED (gestion électronique des documents), de libération et de valorisation des données publiques et d’archivage nécessitent des actions concertées d’envergure au vu du coût élevé des opérations.

Il est indispensable de ne pas laisser le marché morceler la commande publique.

Il faut viser les économies d’échelle et la continuité territoriale dans la mise en place d’offres publiques concertées et mutualisées à destination de toutes les collectivités locales d’Aquitaine, dans le respect du principe de subsidiarité.

La Région peut être un acteur d’un processus d’animation d’un réseau d’acteurs territoriaux, constitué notamment de la Région, des Conseils Généraux, des Archives départementales, des Centres de gestion et Syndicats mixtes compétents sur les services numériques.

C’est dans ce sens qu’elle a entrepris l’organisation d’un séminaire sur le thème de l’e-administration : examiner les possibilités de mutualisation d’outils et de services qui répondent à la fois à la recherche d’économies d’échelle, et au nécessaire partage d’expériences entre les administrations aquitaines.
Le programme est consultable dans le site Agenda régional